Crear formulario online y exportar data a excel

google forms a excel
Como usar Google Forms y pasar data a Microsoft Excel


Google Forms es una herramienta gratuita creada por Google que permite crear formularios, encuestas y hasta exámenes, para luego analizar la data recolectada en hojas de calculo y gráficos estadísticos.

Para crear tus propias encuestas/formularios en Google Forms lo único que necesitas es una cuenta de correo de Google (Gmail).

En esta entrada hablaremos de dos cositas bastante básicas, en primer lugar como crear tu formulario y explorar algunas de las opciones disponibles para personalizar las preguntas así como el diseño del formulario. Seguidamente te mostrare como puedes exportar la data que vayas recogiendo a un archivo de Microsoft Excel.




Como crear un formulario online con Google Forms

Ve a Google Forms e inicia sesión. Se te presentara la opción de crear un formulario en blanco o de utilizar alguna de las plantillas de la galería.



Acto seguido ya puedes comenzar a añadir elementos con la barra lateral.
- El botón + añade una pregunta.
- Tt permite añadir un titulo.
- Añadir Imagen
- Añadir video de Youtube.
- El ultimo botón inserta un salto de pagina, esto se usa generalmente en encuestas.


Por ahora solo nos interesa añadir preguntas para obtener datos, una vez agregues la pregunta podrás editarla modificando elementos como el titulo y el tipo de pregunta que ha de ser (Texto, números, selección múltiple, desplegable, etc).

En función del titulo que coloques Google Forms te sugerirá en algunos casos del tipo de respuesta e incluso las respuestas en si, por ejemplo, si colocas Sexo en la pregunta, automáticamente te aparecerán las opciones correspondientes.

Ve usando el botón de vista previa para que puedas asegurarte de que las preguntas están quedando como quieres.


Para obtener el email de los encuestados debes ir a configuración y marcar opción correspondiente. De igual forma, aquí también puedes activar el acuse de recibo, que es enviar una copia de la información suministrada a cada usuario.

Otro ítem importante aquí es el de limitar respuestas, esto impedirá que un mismo usuario se registre 2 veces y así evitar duplicados luego en tu hoja de calculo. Sin embargo requiere que el usuario inicie sesión con su cuenta de Google, esto puede resultar molesto debido a:

- Requiere un paso adicional (iniciar sesión).
- El usuario podría no querer vincular su cuenta de Google a la actividad que estés llevando.
O simplemente podría no tener una cuenta de Google.

No activar esta opción requerirá supervises constantemente tu hoja de calculo para depurar la data eliminando duplicados.

 En la pestaña presentación puedes marcar si deseas mostrar una barra de progreso (encuestas de varias paginas) al igual que activar el link para dar mas respuestas, esto volverá a cargar el formulario para que la persona vuelva a llenarlo.

Aquí también puedes personalizar el mensaje que se muestra una vez se completa el formulario y se envían las respuestas, ideal para dar las gracias o instrucciones finales al usuario.

 Una vez ya tu formulario/encuesta/forma como quieras llamarlo, este completo, ahora si es hora de ocuparse de los detalles estéticos, que hay que decir no son muchos:

Imagen de encabezado: ideal para colocar un banner alusivo a la marca, institución, etc. Al cargar la imagen Google Forms automáticamente cambia los colores de tema y fondo para que estén sen sintonía.

Color del tema: Es el color de los detalles (acentos).

Color de fondo: es el color del fondo del fondo de la ventana donde esta el formulario, el formulario en si siempre sera blanco.

Estilo de fuente: Es el tipo de letra, solo hay unas 5 para escoger. 


Una vez este todo listo es hora de enviar el formulario y ponerlo a trabajar. Tienes 3 opciones:

- Enviar vía correo electrónico.
- Obtener un enlace. Marca la opción Acortar URL para obtener un link mas corto... O puedes usar un acortador como Bitly (integrable con Google Analytics) para tener estadísticas avanzadas.
- Obtener el código listo para incrustar el formulario en una pagina web.





Como exportar data de Google Forms a Microsoft Excel

Una vez comiences a recopilar datos, veras que aparece el contador en la pestaña de respuestas.

Si haces click en los tres puntos puedes obtener un archivo .CSV que puedes ver en Excel, sin embargo, esta lejos de ser lo ideal pues no esta debidamente maquetado. 

Solucionan mas elegante es tocar en el botón crear hoja de calculo.


 Puedes crear una nueva o utilizar una que ya tengas. Efectivamente varios formularios pueden usar una misma hoja de calculo pero implicaría desorden en los datos a menos que hagas exactamente las mismas preguntas en cada formulario.


Yo creare una hoja nueva y le pondré de nombre Formulario Cursos, pus el ejemplo que estuve armando fue  para registrar a los nuevos usuarios de una plataforma de educación online.


Independientemente de que elimines el formulario, la hoja de calculo seguirá estando disponible en Google Sheets hasta que la elimines manualmente.

De esta forma hemos creado una hoja de calculo enlazada a el formulario y que se actualizara automáticamente y de manera casi instantánea cada vez que alguien llene el formulario y lo envié.

Ahora simplemente debes ir al menú Archivo y seleccionar Descargar como y luego Microsoft Excel (.xlsx)

En el caso de las encuestas, este archivo de Excel puedes importarlo (siempre cuando hayas sido cuidadoso al establecer las variables) luego en un programa estadístico como PSPP para realizar análisis estadísticos complejos. 



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